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La nascita dell'archivio richiede alcuni elementi necessari:

• l'esistenza di un soggetto produttore, in attività e legato a una particolare tipologia di azioni;
• la volontà di conservare le memorie, tramite supporti destinati a durare nel tempo
• la presenza del vincolo archivistico.

Fondamentale è poi il concetto di "ordine", che serve per garantire una struttura logica e utile per la consultazione, anche se non incide la natura dell'archivio stesso: un archivio disordinato resta sempre un archivio, magari in attesa dell'inventariazione e del riordino, mentre un archivio senza vincolo non è un archivio. 

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